Déclaration relative à la protection des données à caractère personnel
L’administration communale de Waterloo
I. Introduction
L’administration communale est attachée au respect de la vie privée.
Notre politique en matière de protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère se fonde sur le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (aussi connu sous l’acronyme RGPD).
II. À quelles fins recueillons-nous, traitons-nous et conservons-nous vos données à caractère personnel?
Les données à caractère personnel vous concernant sont recueillies afin:
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de vous permettre de fournir les informations requises pour l’exécution du traitement de vos démarches administratives via le E-guichet;
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de vous permettre de fournir les informations requises pour votre inscription au compte citoyen. Ce dernier permet de proposer du contenu sur le site de la commune (fiche annuaire, événement,...);
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de vous permettre de de recevoir notre Newsletter après vous y être inscrit.
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de vous permettre de faire une demande via un formulaire.
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Les données seront également exploitées afin de réaliser des statistiques anonymes concernant l'utilisation du site.
Ces données sont traitées conformément à la politique décrite dans le règlement RGPD susmentionné.
Elles ne seront traitées que par le personnel du service responsable du site web (informatique, communication) de l’administration communale et les sous-traitants de celui-ci, aux seules fins décrites ci-dessus et afin d'améliorer le service.
III. Qui est le «responsable du traitement des données»?
Le responsable du traitement des données est le DPD de l’administration communale: Monsieur Leveau. Si vous avez des questions concernant le traitement de votre courrier électronique et des données à caractère personnel qui y sont liées, vous pouvez les envoyer à l'adresse suivante : dpo@waterloo.be
IV. Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons?
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aux fins de personnalisation de l'accès au système (enregistrement) et de fourniture d'informations, nous conservons les données suivantes: nom, prénom, adresse électronique, adresse postale, coordonnées de géolocalisation, photo de profil, identifiant, mot de passe, date de naissance, numéro de registre national telles que fournies par vos soins,
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aux fins d'information et d'assistance: les courriels stockés dans les boîtes fonctionnelles auxquelles les questions sont adressées peuvent contenir, outre l'adresse électronique de l'expéditeur, les nom et prénom de celui-ci, l’adresse email;
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V. À qui vos données sont-elles communiquées?
Les données recueillies à votre sujet sont traitées de manière confidentielle et utilisées seulement par les services de l’administration communale de Waterloo et ses sous-traitants responsables:
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pour la personnalisation de l'accès au système (l'équipe technique de l’administration communale Waterloo);
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pour les demandes adressées au service d'aide (le service d'aide et le sous-traitant de Waterloo chargé des activités liées au service d'aide).
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pour la maintenance et le support de l'application et de l’infrastructure qui l’héberge, Wix ;
Les données recueillies seront enregistrées:
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dans la base de données d’enregistrement hébergée par l’administration communale ou son sous-traitant;
Les données collectées et traitées sont gérées par le service responsable de l’administration communale.
Aucune donnée à caractère personnel n'est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires mentionnés ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d'une mission de contrôle ou d'inspection en application du droit belge, tel qu'un juge d'instruction.
L’administration communale ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.
VI. Combien de temps vos données sont-elles conservées?
Pour les besoins du traitement des services, vos données sont conservées aussi longtemps que vous êtes inscrits au(x) services concernés. Elles peuvent être supprimées, sauf si une enquête est en cours (Les données seront alors conservées pendant le temps nécessaire à la conclusion de l’enquête), sur simple base d’une demande de votre part.
VII. Comment consulter vos données, en vérifier l'exactitude et, au besoin, les corriger?
Vous avez le droit de demander à tout moment une copie de vos données à caractère personnel pour vérifier l'exactitude des informations qui sont conservées et/ou pour les corriger ou les mettre à jour. Vous pouvez aussi demander que vos données à caractère personnel soient totalement effacées si aucune demande de votre part n'est en cours de traitement.
Si vous supprimez votre enregistrement dans l’E-guichet, la newsletter, le compte citoyen,, vos données seront également supprimées des applications concernées.
Pour garantir le respect de votre vie privée et assurer votre sécurité, nous prendrons les mesures nécessaires pour vérifier votre identité avant de vous permettre de consulter, et éventuellement de corriger, des données.
Veuillez envoyer vos demandes à l’adresse électronique suivante: dpo@waterloo.be.
VIII. Quels sont les moyens que nous mettons en œuvre pour éviter tout abus ou accès non autorisé?
L’administration communale Waterloo a mis en place un certain nombre de procédures (matérielles, électroniques et administratives), qu'il réévalue et actualise régulièrement, afin de protéger ces données contre tout accès non autorisé, d’en assurer la sécurité et de garantir l’utilisation correcte des informations recueillies en vue de réaliser le traitement concerné.
Vos données sont conservées sur le serveur de notre sous-traitant avant d'être traitées.
Les sous-traitants extérieurs ont signé un contrat avec l’administration communale de Waterloo en vertu duquel il sont légalement tenus de respecter la législation applicable en matière de protection et de traitement des données à caractère personnel, et plus précisément le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (aussi connu sous l’acronyme RGPD) .
Le personnel de l’administration communale Waterloo qui a accès à des informations permettant d'identifier des personnes est tenu de protéger ces informations conformément à la présente déclaration relative à la protection des données à caractère personnel, et notamment en s'abstenant d'utiliser ces informations à des fins autres que la prestation des services qu'il est censé assurer.
Des fonctionnaires désignés par l’administration communale Waterloo peuvent accéder aux données au moyen de leur identifiant et de leur mot de passe personnel. Seuls ces fonctionnaires autorisés ont accès aux données (en utilisant un système spécifique).
IX. À qui adresser des questions ou des plaintes?
Pour consulter, supprimer (dans certains cas) ou corriger les informations à caractère personnel vous concernant, veuillez contacter:
Le responsable du traitement des données (DPD) de l’administration communale Monsieur Leveau - dpo@waterloo.be- 02/352 99 53
En cas de litige, les plaintes peuvent être adressées au Délégué à la Protection des Données de l’administration communale ou au l’Autorité Locale Belge en charge de l’application de la protection des données .